Come fare il budget di cassa nelle PMI

Prevedere con anticipo eventuali criticità e rimediare nel modo più efficace ed economico

Cosa sono i flussi di cassa?

Con questa dicitura si intende la somma algebrica tra tutte le entrate e le uscite che si verificano durante l’esercizio, il saldo mensile tra loro e il periodico saldo banca complessivo che ne deriva.

Perché formulare le previsioni di cassa

Dopo aver elaborato il Budget economico il lavoro prosegue con la parte complementare ed essenziale delle previsioni: i flussi di cassa.

Calcolare in anticipo i flussi di cassa che si generano nell’esercizio consente di prevenire e quindi evitare le crisi di liquidità.

Tali crisi che derivano da sorprese come ad esempio i mancati incassi o gli insoluti sulle riba presentate, sono tali di solito quando si è già in situazioni di tensione finanziaria e di utilizzo degli affidamenti bancari al limite.

Il superamento del limite degli affidamenti che infatti ne deriva comporta oltre alle segnalazioni in Centrale Rischi, in molti casi il blocco dell’operatività finanziaria.

Più la situazione è al limite più è quindi necessario ipotizzare con largo anticipo cosa potrebbe verificarsi nel caso di sorprese negative derivanti da insoluti, mancati incassi e richieste di pagamento non previste ma inevitabili.

Prevenire i problemi in tempo utile

Il Budget di cassa mostra mese per mese il saldo banca previsionale per tutto l’esercizio, evidenziando i mesi in cui potrebbe verificarsi il superamento della disponibilità di affidamento bancario che si utilizza.

Acquisendo consapevolezza della possibilità di sconfino in taluni dei mesi successivi si può reagire per tempo modificando i comportamenti, anticipando l’azione sui crediti per assicurarsi l’incasso e/o facendo provvista finanziaria presso le banche per tempo.

La possibilità di riuscita dipende tutta dal tempo a disposizione, più anticipo i problemi più riesco a non averli.

E porsi nei confronti di una banca con una richiesta di supporto al circolante fatta con un budget di cassa sui cui ragionare, anziché con una richiesta una settimana per l’altra di un aumento di fido temporaneo, garantisce il risultato.

Come calcolare il budget di cassa

Il budget di cassa si fa partendo dai costi e ricavi stanziati a Budget e trasformando quei valori in entrate e uscite monetarie.

Tale lavoro va fatto per ognuno dei 12 mesi previsionali del budget secondo la visione Open, per riuscire a ipotizzare il saldo banca complessivo e la liquidità alla fine di ogni mese fino alla fine dell’anno.

I sistemi sono analitici e statistici, si possono usare entrambi o un mix degli stessi.

Il procedimento

Per una PMI senza un programma di tesoreria il più veloce e comunque attendibile consiste nel prendere i debiti e crediti al 31 12 dei quali si conosce già la scadenza e dividerli nei mesi successivi in base appunto alla loro scadenza con un semplice foglio excel.

Dopo di che sia per i ricavi che per i costi stanziati a budget occorre stimare le percentuali medie di incasso e pagamento. Per farlo si calcolano quelle medie degli ultimi 3 anni.

Si ottengono quindi le percentuali di crediti e debiti incassati e pagati a 30 60 90 120 gg o oltre .

Ad esempio per gli incassi si scoprirà che negli ultimi tre anni in media un 25% dei ricavi vengono incassati a 60 gg , un 50% a 90 e un restante 25% a 120.

A questo punto è sufficiente applicare ai ricavi mensili stanziati a budget le percentuali predette per allocarli negli incassi, per esempio, i ricavi a budget del mese di gennaio applicando le suddette percentuali verranno incassati per il 25% a marzo, per il 50% ad aprile e per il restante 25% a maggio.

Riportando tali risultati sullo stesso foglio excel aperto in precedenza e continuando cosi si compilano le entrate derivanti dai crediti e dai ricavi.

Lo stesso deve farsi per i costi relativi ai fornitori e compilare mese per mese la sezione uscite.

Vi sono poi una parte di costi fissi relativi ai dipendenti, ai canoni, agli affitti, alle polizze assicurative, alle rate dei finanziamenti, alle imposte che si pagano tutti i mesi o periodicamente senza dilazione di cui si conosce o si può stimare valore e data di pagamento da riportare ovviamente anch’essi nella sezione uscite.

Il risultato finale

La differenza mensile tra entrate e uscite è il saldo di liquidità che si genera o si assorbe nel mese.

Raffrontando tale saldo finale con il saldo banche ad inizio mese ne deriva il saldo banche complessivo del mese che confrontato con la misura massima degli affidamenti concessi produce la disponibilità residua o l’indisponibilità degli affidamenti mese per mese.

Tale saldo viene riportato in avanti e raffrontato con quello delle entrate e uscite del mese successivo e cosi fino alla fine dell’anno. I calcoli previsionali si possono anche fare banca per banca e affidamento per affidamento.